運転日報にまつわるルーチンワークの負担

運転日報は、誰が、いつ、どこへ向かい、どれだけの距離を走ったのかを記録するものです。車両管理や経費の把握、安全管理の観点からも重要な記録ですが、紙で運用している場合、毎日の記入に加えて、月末には担当部署が日報を回収し、内容を一覧にまとめる集計作業が発生します。
手書きの文字を読み取りながら表計算ソフトに入力し直す作業は時間がかかるうえ、転記ミスも起こりやすいものです。毎月必ず発生する定型業務だからこそ、仕組みで効率化できれば、その効果は毎月積み重なっていきます。

iPadで入力する運転日報アプリの概要

本事例では、運転日報の記入をiPadに置き換えました。担当者、行先、時間、距離といった日報に必要な項目を画面から入力でき、記録はそのまま電子データとして保存されます。
紙の日報用紙を用意・配布・回収する必要がなくなり、記録の管理がデジタルで完結するようになりました。日報の内容を確認したいときも、紙の束をめくる必要はありません。

月次集計の自動化がもたらすメリット

本事例の大きなポイントは、ペーパーレス化だけにとどまらず、月次集計まで自動化したことです。日々の入力データがそのまま集計の元データになるため、月末に日報を集めて手作業でまとめる必要がなくなりました。
集計を担当していた方にとっては、毎月繰り返されていたルーチンワークから解放され、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。また、手作業による転記がなくなることで、集計結果の正確性も高まります。経営層や管理部門が車両の利用状況を把握する際にも、信頼できるデータをもとに判断できるようになります。

現場担当者にとっての使いやすさ

運転日報をデータとして残すことは、集計の効率化以外にも意味があります。紙の日報は一度ファイルに綴じてしまうと、あとから特定の担当者や行先の記録を探し出すのは容易ではありません。データであれば、必要な情報をすばやく取り出し、確認することができます。
また、日報の内容がデータとして蓄積されていくことで、車両の使われ方や担当者ごとの移動の傾向を振り返る材料にもなります。入力の手間を増やさずに、日々の記録を「活用できる情報」に変えられる点も、ペーパーレス化の大きな価値です。次のステップとして、他の業務システムとの連携を検討する際にも、データ化されていることが前提条件になります。

応用できる業務

本事例の仕組みは、運転日報以外にも幅広く応用できます。

• 営業車・社用車の運行記録
• 作業日報や業務日報など、定型の日次報告
• 紙の記録を月末にまとめて集計している業務全般